Conduite du changement : ralentissez pour mieux accélérer

En tant que dirigeant, vous savez où vous allez. Vous avez une vue très claire de ce que vous voulez réaliser comme changement. Vous avez pris le temps d’y réfléchir, avec vos cadres parfois, mis le tout sur papier et lancé le projet à l’occasion d’un kick-off, régulièrement replacé un mot sur le sujet dans vos interventions. Alors comment se fait-il que tout le monde n’ait pas intégré pleinement cela?

Pire, comment se fait-il que les choses ne se mettent pas en place plus rapidement? De là naît chez vous une impatience légitime et une certaine frustration : vous avez de multiples chantiers à gérer et votre journée n’a que 24h. Alors comment gagner en impact? Comment accélérer ce mouvement d’intégration chez vos cadres et collaborateurs?

Conduire le changement est un job à plein temps

Spécialistes de la conduite du changement, nous rencontrons, projet après projet, des situations similaires. Le changement est réfléchi, articulé, pensé, répond à une vision plus générale dans un petit cercle. Et au moment de l’épreuve du feu, face aux équipes, la question « Pourriez-vous résumer la vision du changement et la stratégie pour y parvenir? », est riche en surprises. Parfois ces surprises sont un vrai coup de frein au projet, car l’on se rend compte que les interprétations sont nombreuses, parfois lacunaires ou qu’elles révèlent des zones à éclaircir encore.

Or, la clarté de la vision et de la stratégie compte parmi les facteurs clés de succès selon Kotter. On pourrait ajouter ici, une vision et une stratégie qui soient partagées! Et c’est là tout le challenge!

Le cas d’un client il y a quelques années était en ce sens emblématique. Au lancement du projet, nous avions âprement « sauvé » 20 minutes d’un workshop pour vérifier si la vision qui apparaissait si limpide aux yeux du Directeur était bien partagée par les membres de sa Direction. Ces 20 minutes se sont transformées en un jour et demi de travaux! Ce fut à ce « prix » que certaines choses se sont clarifiées, que les zones floues ont pu être clarifiées et que l’équipe fut capable de raconter «l’histoire du changement» sur le terrain.

Alors à quoi être attentif pour éviter ce genre d’écueils dans un contexte où le temps compte bien souvent?

3 stratégies pour gagner en impact dans votre conduite du changement

La recommandation générale est de dédier suffisamment d’espace au dialogue en amont du changement afin d’articuler un message aussi clair, synthétique et impactant que possible. Pour parvenir à cela, il s’agira d’aller au-delà du business model, d’un planning, bref au-delà de quelques slides. Il s’agira d’avoir de réelles conversations pour pouvoir partager le sens et ses nuances. C’est ainsi que vous pourrez tirer les 3 phrases clés qui permettront à chacun de s’orienter.

Stratégie 1 – le temps de clarifier la vision du changement

Prenez le temps d’aligner les troupes sur le sens des mots. En effet, la notion de «qualité», de «rapidité» ou encore «d’orientation client» pourra prendre toutes sortes de sens. Sans une définition commune de ces notions, il est fort probable qu’au moment de l’exécution, les travaux prennent des formes différentes, voire peu compatibles.  Il s’agira donc de développer des définitions communes des notions clés de votre vision. «Par qualité, à l’avenir, nous entendons un produit sans défaut, durable et offrant les caractéristiques de base exigées sur notre marché. En sont exclues les ajustements sur mesures souhaités par certains de nos clients».

Nous vous invitons là à expliciter l’implicite, surtout en phases de changement. Cela vous évitera tensions et conflits plus tard. Mieux, vous offrirez à certains l’occasion de faire certains deuils tout en amont et de saisir la teneur réelle du changement à leur échelle.

Stratégie 2 – le temps d’expliciter la stratégie de changement

Dans l’esprit des dirigeants les grandes étapes sont souvent très claires. Lorsqu’il s’agit de ramener ces étapes sur le plan du travail concret pour les équipes c’est souvent moins évident. Sans compter que l’urgence du changement tend à rendre une impression de charge massive de travaux à réaliser pour hier, charge stressante voire effrayante pour les équipes.

Prendre le temps de développer une feuille de route pour votre changement sera un précieux outil d’orientation pour vos équipes. Quels sont les projets et activités de chaque phase? Où sont les dépendances? etc. Une telle articulation permettra de matérialiser davantage le changement dans l’esprit de vos équipes. Elle permettra aussi à chacun de comprendre qu’une activité qui semble urgente pour certains n’est pas oubliée mais dans l’ensemble se matérialisera au 2e semestre. Elle aura donc cet effet rassurant et orientant qui est si important dans le changement.

Stratégie 3 – le temps de la répétition et du dialogue autour du changement

En effet, rassurer est une activité clé dans la conduite du changement. Le changement génère par défaut de la peur. Il fait place à un phénomène physiologique qu’il est important de garder à l’esprit. Lorsqu’un phénomène suscite une peur en vous, il active votre amygdale au cœur de votre système limbique. Celle-ci a pour mission de déclencher une réponse physiologique dont la particularité est de renvoyer en général toute l’énergie dans le corps pour offrir une réponse de type « fight, flight or freeze ».

Le souci c’est qu’en temps de changement, vous cherchez par votre activité de communication à faire appel à la raison de vos collaborateurs, à leur cortex préfrontal qui réfléchit, analyse et rationnalise. Et bien figurez-vous que cette zone n’est pratiquement pas atteignable si vous êtes dans la peur! Vous pouvez même répéter votre message encore et encore, il a peu de chance d’être entendu!

Que faire? Entrez dans le dialogue à l’aide de votre vision explicitée et de votre feuille de route. Et de là abordez clairement les peurs. Une peur sur laquelle on met un nom perd déjà un peu de son impact et rouvre la porte au dialogue sur le plan rationnel.

La conduite du changement – le bénéfice de l’intelligence collective

Que faut-il retenir? Tirez quelques points clés de ces expériences. Donnez-vous le temps en début de processus pour l’accélérer plus tard! Prendre le temps d’expliciter la vision, de vous doter d’une feuille de route bien articulée seront d’excellents supports à des conversations avec vos équipes. Ces conversations faciliteront l’intégration du changement.

Le bonus? De telles conversations, faisant appel à l’intelligence collective, ont de grandes chances de mettre à jour les risques et défauts du plan, à un stade où il vous est encore possible de les gérer sereinement!

Et vous? Qu’avez-vous noté dans votre organisation? Quelles sont les bonnes pratiques et les écueils rencontrés et en quoi cet article résonne-t-il dans votre propre réalité?

Anne Grandjean est consultante senior et directrice adjointe chez Vicario Consulting