Visioconférences COVID-19 : une opportunité pour repenser les réunions?

Pas la simple translation d’une réunion en présentiel.

Les entreprises gèrent souvent mal les réunions. On parle d’ailleurs de « réunionite » pour évoquer leur fréquence maladive. Les visioconférences du confinement seraient-elles une opportunité de mettre un frein à la frénésie des meetings en tout genre?

Nous découvrons aujourd’hui l’impératif d’apprendre à organiser des séances à distance, tout en en réinventant les modalités. Car une télé-réunion ne peut pas être juste la translation d’une rencontre en présentiel, notamment pour des questions d’attention. On parle d’ailleurs déjà de « burnout Zoom« . Ce risque oblige ainsi à optimiser la fréquence, la durée et le nombre de participants, tout en limitant les objectifs escomptés.

Mais attention! Les réunions ne sont pas seulement un temps dédié à la génération d’idées ou à la prise de décisions. Elles sont aussi l’occasion d’entretenir le lien social, au sein d’une équipe ou entre un manager et ses collaborateurs. En 2015, une ancienne chercheuse de Harvard a démontré le rapport entre la performance d’une équipe et la sécurité psychologique. Cette notion de confiance durable exprimée durant les séances de travail repose d’une part sur l’égalité du temps de parole, et d’autre part sur la sensibilité sociale manifestée durant les interactions.

Or la distance altère cette capacité d’empathie et d’intelligence sociale. Il faut donc accorder une attention particulière à la répartition équilibrée des interventions et à l’engagement des participants. C’est au manager de les solliciter et de les encourager à contribuer activement. Enfin, gardons en tête que les meetings, en face à face comme virtuels, doivent représenter un moment de continuité du dialogue et des échanges réguliers, ce sans interruption intempestive. Ainsi, ils doivent être organisés et pensés comme un espace protégé placé dans le cadre plus large d’une expérience collective où règne un véritable climat de confiance. Article complet : Courrier cadres